Printen wordt almaar vaker gezien als een commodity, die losstaat van enige service. Maar bedrijven die hun printers op die manier bekijken, lopen extra risico om verkeerde beslissingen te nemen. Zo zijn ze geneigd hun keuze voor een bepaalde printer of multifunctional alleen te baseren op de prijs die ze per geprinte pagina zullen betalen. Hoewel dat logisch klinkt, is het dat allerminst. Een bedrijfswagen beoordeel je tenslotte ook niet louter op zijn verbruik per gereden kilometer. Hoeveel onderhoud zal de wagen nodig hebben? Wie zal dat onderhoud leveren? Met printers is het niet anders. Of je nu het duurste, het goedkoopste, het nieuwste of het meest ecologische model koopt, uiteindelijk is je printer maar zo goed als de service die je na verkoop geniet.

Dankzij het all-in huurcontract nemen wij ook de zorgen van het onderhoud weg. Wij beheren uw toestel, zorgen voor onderhoud, en leveren automatisch toners zodat u nooit zonder toner komt te zitten.

Alles – behalve papier – is inbegrepen:

• toners
• drums
• wisselstukken
• werkuren
• verplaatsingskosten

We beheren uw contract en waken erover dat u steeds de beste oplossing in huis hebt. Is uw printer of copier gedurende het contract te klein geworden voor het aantal afdrukken dat u effectief maakt, dan maken we u een nieuw voorstel.

U blijft in ieder geval niet zitten met een toestel dat te veel of te weinig kan. Zowel op korte als op lange termijn is huren een interessante oplossing.

De meeste bedrijven kijken gewoon naar de prijs per pagina om in te schatten hoeveel een printer hun uiteindelijk zal kosten, maar daarin vergissen ze zich schromelijk. De “Total Cost of Ownership” of TCO hangt namelijk van heel wat factoren af, en de prijs per pagina is niet altijd wat het lijkt.

De goedkoopste pagina is de pagina die je niet print… Maar, we hoeven je vast niet meer uit te leggen dat de kosten van een printerpark niet alleen afhangen van de aankoopprijs. Sterker nog: goedkoper blijkt op het einde van de rit lang niet altijd beter. Om de Total Cost of Ownership, ofwel de werkelijke gebruikskosten, van je printers te minimaliseren, moet je je enkele vragen stellen:

1. Is het voordeliger om mijn printer te kopen of te huren?
2. Hoe zit het met onderhoud en dienst na verkoop?
3. Hoelang zal mijn printer meegaan?
4. Hoeveel energie zal mijn printer verbruiken?
5. Hoeveel betaal ik op de lange termijn voor toner?
6. Wat zijn de reële printbehoeften van mijn bedrijf?

Vind je het moeilijk om deze vragen te beantwoorden?
Wij helpen je graag verder.

Met onze Managed Document Services bekijken we het geheel van jouw inkomende en uitgaande documenten en bouwen we samen met jou aan de meest efficiënte manier om die te verwerken.

Bekijk onze (multifuntionele) printers als een “hub” die jouw binnenkomende papieren documenten kan afdrukken of digitaliseren voor verdere verwerking binnen je bedrijf en die je buitengaande documenten kan afdrukken (in het formaat en met de afwerking die jij wil: facturen, offertes …) of faxen.

Aangevuld met onze Document Management software kunnen we dan de digitale of gedigitaliseerde documenten zo uitlezen en in je achterliggende systemen invoeren dat je een gigantische tijdswinst boekt en dat de marge voor fouten bij verwerking drastisch verkleint.

Notaris, advocaat, KMO, hospitaal of groot logistiek bedrijf …, wij hebben de expertise om jou (complete of gedeeltelijke) oplossingen te bieden om de verwerking van documenten en van hun inhoud op een makkelijke, juiste en efficiënte manier te verwerken en beheren.

De kip met het gouden ei? Voor ons is het jarenlange expertise en kennis, gekoppeld aan gezond verstand.

Ondanks de hype van het “paperless office” in het begin van dit millennium zien we dat printen nog lang niet dood is. Wereldwijde studies tonen ook nog geen drastische daling aan in het totaal aantal afdrukken wereldwijd.

Bij Classo zijn we er wel van overtuigd dat printen zal verminderen naargelang generaties het meer en meer gewend zullen worden om met andere technologieën te werken voor het lezen en verwerken van grotere documenten, terwijl de technologieën zelf zullen evolueren om dit nog comfortabeler te maken.

Daarom bieden we de dienst Managed Document Solutions aan, waarbij een technologie-onafhankelijke, lange-termijnvisie over documentenbeheer onze leidraad is, waar we (als technologie-onafhankelijk bedrijf) jou en je medewerkers zullen ondersteunen om de technologische evolutie te maken, ook al betekent die evolutie steeds minder printen.

Veel mensen baseren hun printkost op de aankoopprijs van de printer. Daarom houden tal van fabrikanten en online verkopers de prijs van hun toestel zo laag dat het bijna gratis is. Ter compensatie rekenen ze dan onredelijk veel voor verbruiksgoederen zoals toner.

Reken maar eens uit hoeveel één print je kost als je de aankoopprijs van je toner deelt door het aantal pagina’s dat je uit je tonerfles krijgt. Dat aantal pagina’s is trouwens berekend op een standaard ISO document; dat is een standaard brief met ongeveer 5% bedekking van het blad. Met kleurenpagina’s zit je al gauw aan 20% bladvulling.

Maar vergeet niet dat je voor je printer nog heel wat bijkomende kosten hebt.

Wat kost het je

• als een printer defect is en je dus niet kan printen (een offerte, een contract …)?
• als een vertrouwelijk document op de printer blijft liggen en door je medewerkers gelezen wordt?
• als afgedrukte documenten niet gebruikt worden en op de papierstapel belanden?
• als iemand je prints meeneemt en je opnieuw moet printen?
• als toners in de hoek van een kast blijven liggen?
• als er onnodig kleurenprints gemaakt worden, die 10 keer duurder zijn dan zwart-wit?

Het is daarom belangrijk om te kijken naar de Total Cost of Ownership (TCO)

Benieuwd hoe wij je hiermee kunnen helpen?

Bij Classo maken we een analyse van je print- en scanbehoeften. We plaatsten de juiste toestellen op de juiste plaats, met bij voorkeur zo veel mogelijk werkgroep-toestellen die door meerdere collega’s gebruikt worden. Zo heb je in je bedrijf uiteindelijk minder toestellen nodig.

• We monitoren automatisch de status van de toestellen.
• We beheren zelf de verbruiksgoederen. Zo heb je altijd de juiste hoeveelheid in huis.
• Als we een technisch probleem niet vanop afstand kunnen oplossen, sturen we binnen de 8 werkuren één van onze techniekers ter plaatse.
• We maken een prijs per afgedrukte pagina, zonder bijkomende kosten.
• We kunnen kleurenafdrukken vermijden of zelfs blokkeren.
• We kunnen prints “vasthouden” tot de gebruiker zijn pincode ingeeft. Zo vermijd je nutteloze afgedrukt papier dat bij de printer blijft liggen.

We kunnen ook een volledig beheersysteem plaatsen, zodat iedereen met zijn badge kan printen en scannen. Dat kan op eender welke printer die op hetzelfde netwerk zit, ook als die op een andere locatie staat. Als ICT beheerder van de software kan je rechten toekennen aan elke gebruiker en een set-up maken voor elke gebruiker, zodat die zijn eigen gepersonaliseerde workflow heeft op het toestel waar hij inlogt.

Kortom, samen met jouw ICT-verantwoordelijke beheren wij de infrastructuur die jouw inkomende en uitgaande documenten verwerkt. Vroeger was de vraag: welk toestel kopen we aan? Vandaag bekijken wij het end-to-end geheel van documenten die je binnenkrijgt en die buitengaan, voor we samen met jou naar de deeloplossingen kijken zoals een multifunctionele printer of een scanning-oplossing. Daarom noemen we het Managed Document Solutions.

Meer info?

Classo heeft als doelstelling om zo ecologisch mogelijk om te gaan met printing.

Vanuit alle oogpunten bekijken we hoe we de ecologische voetafdruk van je bedrijf kunnen verkleinen: minder toestellen, minder nutteloze prints, minder verbruik.

Bij de keuze van onze leveranciers letten we niet alleen op de milieuvriendelijkheid van de toestellen zelf, maar ook van de processen die ze hebben uitgewerkt om de hele keten van productie tot verwerking circulair te maken. En hoe hun technologie steeds meer toelaat om anders en beter te werken, ook ecologisch.