Vergaderingen zijn een integraal onderdeel van je organisatie. Iedereen die deelneemt aan een vergadering heeft een unieke visie over een bepaald onderwerp. Komen niet alle visies aan bod tijdens de vergadering? Dan gaat er een stuk toegevoegde waarde verloren.
Omwille van verschillende redenen zoals een vage vergaderingsagenda, te weinig betrokkenheid of een te rustige gespreksstijl verliezen medewerkers hun aandacht tijdens een vergadering. En laat nu net betrokken medewerkers de sleutel zijn tot een succesvolle vergadering.
In deze huidige tijden met heel veel online meetings is het niet altijd even eenvoudig om je medewerkers productief voor de dag te laten komen. Daarom geven we je graag een aantal tips mee voor het creëren van meer betrokkenheid.
Zorg voor een duidelijke vergaderstructuur
- Wat is het doel van de vergadering?
- Wie zal aanwezig zijn op de vergadering?
- Wat dient er besproken te worden?
- Wat hoop je op het einde van de vergadering te bereiken?
- Hoelang denk je dat de vergadering zal duren?
Een duidelijke vergaderstructuur bevordert de productiviteit van de betrokken medewerkers. Door deze structuur op voorhand met uw medewerkers te delen, zorg je ervoor dat iedereen zich optimaal kan voorbereiden. Op deze manier verloopt de vergadering op een vlotte manier en vermijd je onnodig tijdverlies bij minder belangrijke onderwerpen.
Daarbovenop spreek je best op voorhand af met alle deelnemers om zijn / haar hand op te steken indien ze een vraag hebben. Daardoor wijk je niet af van het onderwerp en vermijd je dat iedereen door elkaar begint te spreken.
PS: Ken je het fenomeen Zoom-fatigue? Dit treedt op wanneer je te lange vergaderingen houdt waardoor je medewerkers hun productiviteit keldert tot onder het zeeniveau. Kom dus meteen to the point.
Wijs verantwoordelijkheden toe tijdens
Mensen zijn steeds op zoek naar appreciatie van anderen om zichzelf beter in hun vel te voelen. Zeker als deze appreciatie afkomstig is van diegene waarmee ze werken in het bijzijn van anderen. Geef daarom je medewerkers het gevoel dat ze een belangrijk deel uitmaken van je vergadering, zodat ze een grotere bijdrage willen leveren.
Houd deelnemers actief betrokken door ze eenvoudige taken te geven. Dit kan gaan van het noteren van enkele besluiten tot het bijhouden van de tijd. Op het eerste zicht lijken dit slechts details, maar ze dragen wel bij tot de algemene betrokkenheid en productiviteit.
Mix it up! En sta op.
Recente studies tonen aan dat deelnemers die rechtopstaand participeren aan een vergadering, een hogere mate van betrokkenheid en productiviteit vertonen. Daarnaast durven deze ook creatiever uit de hoek te komen. Wanneer we rechtopstaand werken zien onze hersenen dit als een gevoel van urgentie waardoor deze sneller informatie verwerken. Door rechtop te staan vermindert de kans op het kwijtspelen van deelnemers hun aandacht.
Daarom raden we je aan om een keer de proef op de som te nemen. Observeer je collega’s of dit daadwerkelijk een positieve impact heeft op deze hun productiviteit.
Werkt een deel van je team van thuis uit? Zorg ervoor dat je vergaderruimte beschikt over de juiste apparatuur om een kwaliteitsvolle vergadering te organiseren. Ook je collega’s dienen het gevoel te hebben dat ze zich in de vergaderruimte bevinden.
Geef iedereen een stem
Veel mensen hebben een hekel aan vergaderingen omdat ze het gevoel hebben dat hun stem niet telt. Geef de deelnemers tijdens je vergadering dus het gevoel dat hun inbreng gewaardeerd wordt.
Het geven van dat gevoel kan op twee manieren:
- Bepaal de doelen van je vergadering met de rest van het team. Door het op voorhand vastleggen van de vergaderdoelen met het team, geef je iedereen de kans om ideeën aan te brengen.
- Beloon je medewerkers die zorgen voor een waardevolle inbreng tijdens vergaderingen. Dit hoeven geen grote beloningen te zijn, zolang het maar laat zien dat hun inspanningen naar waarde worden geschat.
Verzamel feedback van je team
Eindig je vergadering telkens met een korte feedbackronde. Dit is niet enkel waardevol voor het verbeteren van vergaderingen naar de toekomst toe, ook geef je je collega’s het gevoel dat hun mening telt.
Let wel op dat je achteraf ook daadwerkelijk de feedback van je team verwerkt in de volgende vergaderingen. Anders creëert dat een averechts effect.
