De wereldwijde pandemie veegde de conventionele kantooropstelling van tafel: overal gingen bedrijven hun werkplek in sneltempo herstructureren. Telewerken en hybride werkomgevingen maakten de weg vrij voor nieuwe digitale technologieën en dito methoden van organisatiecommunicatie. Op de lange lijst van processen die bedrijfsleiders moesten herbekijken: de printbehoeften van hun werknemers. Sindsdien werden heel wat op papier gebaseerde processen getransformeerd, maar de behoefte om documenten of een tekst te printen blijft groot. Maar waarop moet u precies letten als u een nieuwe kantoorprinter kiest voor een hybride werkplek?
1. Printerbeveiliging
Printers worden vaak over het hoofd gezien als het gaat om beveiliging. Jammer, want een onbeveiligde printer is een makkelijk doelwit voor cyberaanvallen in een hybride kantooromgeving. Om nog maar te zwijgen van printen op thuisapparatuur: daar is de kans nog groter dat gevoelige informatie uitlekt.
Een veilige printomgeving is dus levensbelangrijk. Het kan met printers die beschikken over wachtwoordbeveiliging, data-encryptie en de mogelijkheid om gegevens te overschrijven of te wissen. Kies best ook voor een printoplossing die beveiligd pull-printen biedt. Zulke oplossingen vragen eerst om een pincode of een andere verificatiemethode vooraleer ze opdrachten uit de afdrukwachtrij vrijgeven. Dat zorgt er niet alleen voor dat enkel de persoon die het document afdrukt het kan ophalen, maar vermindert ook het aantal onbedoelde of dubbele afdrukken. Zo bespaart u dan weer op papier-, inkt- en energiekosten.
2. Multifunctionele apparaten met netwerkconnectiviteit
Thuiswerkplekken zijn meestal minder ruim bemeten dan kantoren, dus één compact apparaat dat printen, kopiëren en scannen combineert is ideaal voor externe werknemers. Als dat apparaat bovendien verbinding kan maken met een netwerk kunnen thuiswerkers ook veilig rechtstreeks afdrukken op een kantoorprinter.
3. Contactloze oplossingen
Het gebruik van een printer op een centraal kantoor betekent dat mensen het apparaat vaak aanraken, wat kan leiden tot hygiëneproblemen tijdens virusuitbraken zoals de griep of COVID-19. Het is nochtans eenvoudig te vermijden: kies een printer die opdrachten vanaf een ander apparaat kan verwerken, zo kan u zonder fysiek contact uw papieren ophalen. Deze door pull-printing gestuurde methode bespaart ook tijd omdat gebruikers rechtstreeks kunnen afdrukken vanaf hun eigen computer en omdat het apparaat zijn job van a tot z uitvoert zonder tussenkomst van diezelfde gebruiker.
4. Kosten en efficiëntie
Tonergebruik, energieverbruik en lopende onderhoudskosten: printers kunnen duur uitvallen voor organisaties die hun machinepark niet zorgvuldig onder de loep nemen. Maar met de juiste printmanagementoplossing kunnen bedrijven hun printerpark afstemmen op hun reële behoeften. Betaal niet voor meer printers dan u nodig hebt en kies uitsluitend voor apparaten met een goede reputatie qua energiezuinigheid en tonergebruik. Eén goeie printer met een hoge capaciteit kan ook tijd, energie en kosten besparen voor organisaties die veel moeten printen.
Bron: Konica Minolta
