Notarissen en advocaten verwerken dagelijks documenten, waarvan een groot deel nog steeds op papier binnenkomt. Een veelvoorkomend probleem met deze workflow is het digitaliseren van geniete boekjes.
Wat loopt er mis bij het digitaliseren van boekjes?
Na het verwijderen van de nietjes worden de boekjes ingescand van A3 naar A4-formaat. Tijdens dit proces gaat de paginanummering vaak verloren. Om een voorbeeld te geven:
Je plaatst het boekje in de documentinvoer (met nietjes verwijderd) en scant dit in. Een boekje van 8 pagina’s wordt dan als volgt gescand:
- Eerste scan: pagina’s 1 en 8;
- Tweede scan: pagina’s 2 en 7;
- Derde scan: pagina’s 3 en 6;
- Vierde scan: pagina’s 4 en 5.
Dit leidt niet alleen tot risico op fouten, maar vereist ook tijdrovende correcties, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid van de werkwijze vermindert.
De debooklettool
Hier kan de ‘debooklet tool’ bij helpen. Deze tool helpt in drie stappen bij het verwerken van de boekjes.
- STAP 1: scannen van A3 naar A4
Je scant de A3-aktes in (de nietjes verwijderd) en het boekje wordt geherformatteerd naar A4-formaat. - STAP 2: correctie paginanummering
De debooklet tool maakt automatisch een correct A4 PDF document aan, met de juiste paginanummering. - STAP 3: integratie software
Dit document wordt meteen weggezet in het notariële softwarepakket van jouw keuze. Classo biedt integratie met de grootste notariële pakketten: Data Consult en SDP, maar ook andere paketten zijn mogelijk.
Classo’s debooklet tool is een handige oplossing voor notarissen en advocaten die niet meer willen sukkelen met hun paginanummering. Zo kunnen ze zich focussen op efficiënte en nauwkeurige digitalisering van hun documenten. Door de problemen met paginanummering bij digitalisatie op te lossen, bespaar je kostbare tijd en verhoog je de efficiëntie van je kantoor.
Wens je vrijblijvend meer informatie over deze oplossing?
Laat je gegevens achter voor advies op maat.
