Raken documenten snel zoek in de wirwar van mappen op je computer? Of kunnen collega’s neuzen in documenten die eigenlijk niet voor hen bedoeld zijn? Dan kan documentsoftware de oplossing bieden. Benieuwd welke voordelen er nog zijn?
Ruimtebesparend
Zoek je een ruimte voor een pooltafel op je werk? Of misschien wel een zetel met gameconsole. Wel, fysieke documenten nemen vaak veel ruimte in beslag. Door deze documenten in te scannen en digitaal op te slaan kan je als bedrijf opslagruimte verminderen en plaats maken voor nuttigere (of leukere) invullingen.
Tijdsbesparend
Stel, je scant een document in. Een factuur bijvoorbeeld. Je wil dat je facturen altijd in de map genaamd ‘financieel’ terecht komen. Met documentsoftware hoef je niet meer te zoeken. Op elke factuur staat dan dezelfde barcode. Als je de factuur inscant, herkent de software de barcode. Het document beland dan automatisch in de juiste map. Dit zorgt voor tijds-, kostenbesparingen en een verbeterde workflow.
Een digitaal platform dat alles samenbrengt
Business happens everywhere: op kantoor, op de baan, thuis. Met documentsoftware vloeit informatie gemakkelijk tussen verschillende beslissingsnemers. Op elk toestel, altijd. Dit vergemakkelijkt dus het delen van informatie binnen je organisatie, waardoor de samenwerking tussen teams verbetert.
Software koppelen
Dankzij integratieopties kan je documentsoftware koppelen met verschillende IT programma’s. (CRM, ERP, DMS en meer).
Zoekfunctionaliteit
Een document terugvinden kan een heuse zoektocht zijn. Documentsoftware helpt je snel en gericht zoeken naar het document dat je nodig hebt. Dit verbetert niet alleen de snelheid van informatieopvraging, maar vermindert ook de kans op zoekgerelateerde fouten.
Beveiliging en risicobeheer
Beveilig je ingescande documenten met toegangscontroles en versleuteling. Zo kan niet iedereen komen neuzen. Dit is vooral belangrijk als je bedrijf moet voldoen aan regelgeving van gegevensbeveiliging en privacy.
Documentsoftware zorgt dus voor orde in de chaos. (en misschien ook die leuke ontspanningsplek in je bedrijf).
