Het houden van een succesvolle vergadering vereist een aanzienlijke mate van betrokkenheid van de deelnemers. Veel factoren bepalen het niveau van deelname aan een vergadering – bovenaan op die lijst staat de opstelling van uw vergaderzaal. De zaalindeling en de gebruikte tools spelen een grote rol bij het bereiken van de doelstellingen van de verschillende vergaderingen. Fysieke ruimtes kunnen een sfeer creëren die niet alleen invloed heeft op de efficiëntie van de spreker, maar ook op de interactie met het publiek. Doordachte ruimte-ontwerpen kunnen de gemeenschappelijke sociale barrières tussen de sprekers en hun publiek minimaliseren.
Verschillende vergaderzaalopstellingen
Technologie speelt ook een belangrijke rol bij het stimuleren van de betrokkenheid. Het maakt het gemakkelijker om ideeën en informatie te communiceren en om deelnemers op afstand te betrekken.
We onderzoeken verschillende kameropstellingen en bijbehorende technologie om u te helpen bij het selecteren van de perfecte kamer voor uw vergadering.
Boardroom style
Deze specifieke kameropstelling bestaat uit één grote tafel die plaats biedt aan ongeveer 6 tot 20 personen en ruimte biedt voor hun verschillende apparatuur zoals laptops, mobiele telefoons, videoconferencingapparatuur en andere gadgets. Deze stijl is effectief omdat alle deelnemers centraal moeten staan om te zorgen voor een all-round discussie en deelname.
Deze opzet is het meest effectief in vergaderingen met videoconferenties en brainstormsessies. De beste technologische hulpmiddelen die voor deze zaalopstelling gebruikt kunnen worden, zijn het interactieve aanraakscherm, samen met een digitale flipchart voor het brainstormen en de persoonlijke apparaten van de deelnemers voor het draadloos delen van het scherm.
U-vormige stijl
Zoals de naam al aangeeft, is deze kameropstelling opgezet in een U-vorm. De opstelling van de stoelen en tafels is meestal open, zodat de deelnemers met het gezicht naar het centrum kunnen kijken. Zo kunnen ze de spreker en elkaar tegelijk tegemoet treden. Het maakt interactie tussen hen mogelijk en geeft de spreker de mogelijkheid om iedereen te betrekken. In situaties waar sprake is van een presentatie kan de open ruimte worden ingericht en gebruikt als presentatieruimte.
De beste technologische hulpmiddelen om te gebruiken in U-vormige opstellingen zijn een groot scherm voor de presentatie, een digitale flipchart voor het brainstormen, en de persoonlijke apparaten van de deelnemers voor een effectieve samenwerking.
Wat is de beste vergaderzaalopstelling voor uw vergadering?
Nu u weet wat voor soort ruimtes u kan gebruiken voor uw vergaderingen, is de volgende stap het bepalen van de beste opstelling die voor uw vergadering zal werken. U moet rekening houden met het doel dat u met uw vergadering wilt bereiken, en met het aantal deelnemers dat de vergadering zal bijwonen.
Boardroom style
Het maakt een aanzienlijke mate van interactie mogelijk tussen de deelnemers in een kleine groep. In het geval dat u met een groep van 5-12 personen moet brainstormen en een belangrijke beslissing moet nemen over een voorstel of een project, is de beste gok de boardroom stijl. De grote tafel biedt ruimte voor tools die helpen bij het maken van notities en het nemen van beslissingen.
U-vormige stijl
Deze stijl zorgt voor de beste interactie. Wanneer u van de deelnemers verwacht interactief samen te werken tijdens uw vergadering, of uw vergadering is een sessie of training waar veel communicatie aan te pas komt, dan is een U-vormige kamerstijl uw beste keuze. Het gaat om een relatief kleine groep mensen, en u heeft de keuze om de tafels te verwijderen zodat de groep in kleinere groepen of cirkels kan opdelen.
De verschillende kameropstellingen die bestaan, maken een verscheidenheid aan betrokkenheid of leren mogelijk. U heeft de keuze om uw vergaderruimte aan te passen aan de doelen die u met uw vergaderingen wilt bereiken en er het beste uit te halen. Bent u op zoek naar nieuwe technologie als aanvulling op uw vergaderruimtes? Bekijk dan zeker ons aanbod.
